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Aide-mémoire pour les chauffeurs

Publié le : 7 avril 2016 | 16 h 25 min

Étiquettes : Chauffeurs, Interface mobile,


Ce guide présente les différentes étapes nécessaires à l’utilisation du logiciel de remorquage Towsoft lors d’un appel de service. Pour que la gestion et le traitement des appels soient efficaces pour votre administrateur, les consignes décrites ci-dessous devrait être effectuées dans l’ordre qu’elles sont présentées, à l’arrêt de votre véhicule, suite à la réception de votre texto signalant l’attribution d’un appel. Vous pouvez télécharger cet aide-mémoire en cliquant sur ce lien : Guide de l’utilisateur pour appel de service (Chauffeur)


Installation du logiciel sur votre téléphone intelligent

Pour installer l’application Towsoft mobile sur votre téléphone, rendez-vous sur le site spécialement créer pour votre compagnie (ex: nomdecompagnie.towsoft.ca)

Android: Au lieu de vous connecter directement sur la page d’accueil, aller dans les options de la page à l’extrémité droite de la barre de recherche et sélectionner l’option « Ajouter à l’écran d’accueil ». L’icône du logiciel devrait ensuite apparaître parmi les autres applications de votre téléphone. Ouvrez ensuite l’application à partir du raccourci créer précédemment et connectez vous à TowSoft.
Apple: Le principe est semblable pour les produits Apple, sur la page d’accueil appuyez sur le bouton  des options et sélectionné l’icône avec un symbole + pour ajouter le raccourci de l’application sur votre page d’accueil. Ouvrez ensuite l’application à partir du raccourci créer précédemment et connectez vous à TowSoft.

Réglage de la géolocalisation

Pour assurer un fonctionnement optimal de l’application Towsoft, la géolocalisation de l’appareil mobile doit être réglée de la bonne façon. Pour ce faire, voici les étapes.

1. Accéder à vos paramètres de téléphone ou de tablette en appuyant sur l’icône  « Settings ».
Par la suite, dans la liste d’options des paramètres appuyer sur « Lock screen and security »
Dans le volet « Lock Screen and security » descendre en bas de la page, et appuyer sur « Location »
Dans le volet « Location » appuyer sur « Locating method ».
Dans cette page, choisir l’option « Device only ». De cette façon, votre application Towsoft sera la plus réceptive possible aux informations GPS.

Vidéo de formation


Écran d’accueil

Voici à quoi ressemble l’interface lorsque vous êtes connecté au logiciel. Voici donc une brève description des fonctionnalités:

Fichier_001 1. Ce bouton donne accès à tous les options du logiciel

2. Illustre votre statut de service

3. La messagerie sert à recevoir ou envoyer des messages en lien avec les appels.

4. Affiche les tâches qui vous sont attribuées.

5. Le bouton outils vous permet d’accéder à votre « log book » et d’inscrire la quantité de carburant lors du ravitaillement de la remorque.

6. Indique le nombre d’appels en attente

7. Indique le nombre d’appels en cours

8. Indique le nombre d’appels à venir

9. Indique le nombre d’appels terminés

Identification et statut de service

Utiliser le nom d’utilisateur et le mot de passe fourni par votre administrateur pour vous connecter à l’application. Sélectionner votre statut pour recevoir des appels.

N.B. Si vous n’êtes pas punché lors de votre connexion, TowSoft vous demandera automatiquement de signaler votre statut de service.

  • Punch in : Signale que vous êtes libre et en attente d’un appel.
  • Punch out : Signale que vous n’êtes pas en mesure un appel.
  • Stand by : Signale que vous êtes disponible en cas de besoin

Appel de service

N.B. La réalisation des étapes d’un appel de service devrait toutes être fait lorsque la remorque est immobile. Ceci permet d’éviter plusieurs erreurs et indique à votre administrateur le déroulement exact de votre appel.

Réception et acceptation d’un nouvel appel

Lorsque vous effectuez la prise d’un appel, une fenêtre affichant les détails de l’appel venant d’être répartis apparaît, appuyer sur GO pour accepter l’appel. Par la suite une deuxième fenêtre apparaît. Il est possible de changer de véhicule si une erreur à été faite à la répartition, le kilométrage est automatique synchronisé si le véhicule est connecté avec Geotab, sinon indiquer l’odomètre du véhicule au même moment. Le numéro d’appel (PO) ou de facture, peut être ajouté sous l’odomètre du véhicule mais n’est pas obligatoire avant l’étape TERMINÉ. Appuyez ensuite sur GO pour se mettre en direction et signaler par le fait même que vous allez vers l’origine de l’appel..

Arrivée origine

À l’arrivée sur les lieux de la panne, avant d’effectuer le service, appuyez sur le bouton arrivée origine et indiquer la nouvelle valeur de l’odomètre de votre véhicule, cliquez ensuite sur GO. Effectuez ensuite le service sur les lieux.

Il est possible à ce moment d’ajouter des photos sur place qui seront synchronisées automatiquement à Towsoft avec le bouton vert « Ajouter une photo ».

Conjointement avec la prise de photo, si dommage il y a sur le véhicule, Towsoft offre la possibilité d’ajouter une décharge en appuyant sur « Signature Cueillette ». Pour ce module, visitez la documentation ici.

Également, il est possible de modifier certaines informations de l’appel si des erreurs s’étaient glissées à la répartition avec le bouton rouge »Modifier infos ».

Vers destination

Cette étape permet de signaler que vous êtes chargé et en direction de la destination de remorquage. Appuyez sur ce bouton avant le départ et ensuite GO. SI votre appel ne nécessite pas de déplacement (ex: crevaison), passez tout de suite à l’étape  TERMINÉ.

 Arrivée destination

Arrivé sur le lieu de livraison, avant de décharger le véhicule, appuyez sur arrivée destination et indiquez l’odomètre de la remorque pour une dernière fois. Appuyez GO et décharger le véhicule.

Livré / Terminé

Lorsque le service est terminé, appuyer sur le bouton « Livré » pour signaler que le véhicule est à destination et que la remorque n’est plus chargée. Cela indique que vous êtes de retour vers la base. Dans le cas que vous remorquer le véhicule directement à votre garage, appuyer sur terminer. Indiquez l’odomètre, le numéro de facture ainsi que le mode de paiement. En cas de paiement par carte de crédit ou débit, indiquez le numéro d’autorisation sous le type de paiement.

 

Signature du client (si activée)

Lorsque l’option de signature client est activée, une fenêtre supplémentaire apparaîtra lorsque vous terminer l’appel. Vous pouvez inscrire l’adresse courriel du client et sa signature électronique. Ainsi le client recevra une copie de la facture via son adresse courriel.


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