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Les charges et services

Publié le : 6 juin 2016 | 13 h 56 min

Étiquettes : Charges, Services, Super-admin,


La notion de services et charges du logiciel TowSoft est l’atout principal de ce système de gestion des opérations de remorquage et transport. Lors de l’installation du logiciel, vous nous avez soumis la liste de tous vos charges et services et de la tarification associée à ceux-ci, cette liste fut ensuite importée par l’un de nos conseillers. Toutefois, il se peut que certaines erreurs se soit glisser lors de l’importation ou encore que certains services peuvent avoir été oubliés. Ce document à donc pour but de vous expliquer le fonctionnement général du système de charges et services.

Général:

Le système de charges et de services vous permet d’économiser beaucoup de temps lors de la réalisation d’un appel. Il permet notamment l’assemblage de la facture dès l’étape de la prise d’appel et aussi le calcul automatique du prix en fonction des charges associés au service sélectionné. S’il y a des charges reliées aux kilométrage ou à la durée de l’appel, celles-ci se calculeront automatiquement tout au long de l’appel.

Les services:

Pour accéder à votre interface de gestion des services, cliquez sur codes de services sous l’onglet Gestion des paramètres dans le menu vertical. Pour modifier les informations d’un service déjà existant, appuyez directement sur le nom du service et un formulaire comme celui ci-dessous apparaîtra :

modif_service

Un service est donc composé d’une ou plusieurs charges selon le type, vous pouvez ajouter ou supprimer une charge en la choisissant dans l’un des menus déroulant. La première charge qui apparaît dans la liste devrait être celle qui détermine le prix de base du service, tandis que celles qui suivent sont plutôt associées au kilométrage et au temps qui ne sont pas inclus dans le tarif de base. Pour la première charge, la quantité doit être égale à 1, car le tarif de base doit toujours être appliqué. Pour les charges suivantes, les calculs se font automatiquement dans Towsoft, vous n’avez donc pas besoin d’indiquer une quantité.

Au bas du formulaire, les boîtes à cocher vous permettent d’indiquer si vous voulez utilisé les rappels, voir les charges sur le mobile du chauffeur ou s’il s’agit d’un service de transport.

N.B. Vous pouvez créer un service à partir de la charge de base, si vous cochez la case insérer en tant que service dans le formulaire de création d’une charge. Il ne vous restera les autres charges reliées au kilométrage et au temps à joindre au service.

Les charges:

La méthode pour ajouter ou modifier une charge est sensiblement la même que celle pour les services. Toutefois, dans la création d’une charge, il faut inscrire le prix, le type de charge, la quantité incluse, le type de calcul. Il est également possible d’inscrire la quantité avant la séparation de la facture et le prix après la séparation. Cette fonctionnalité est principalement utilisée dans la gestion des appels de clubs autos, pour obtenir plus d’informations sur cette options veuillez lire le document sur la séparation de la facture accessible via ce lien.

 

modif_charge

Pour créer un charge, inscrivez d’abord les détails du code de charge sois le code, le nom et le prix unitaire. Par la suite, il vous reste les informations relatives à la méthode de calcul du prix à compléter. Puisqu’il y a plusieurs méthodes de calcul possible, voici une brève description de chacune:

Charge sur le total: Cette méthode de calcul du prix utilise le temps ou le kilométrage total entre le moment ou le chauffeur prends son appel et le termine.

Charge sur le dos: Cette méthode calcule le temps ou le kilométrage uniquement lorsque le véhicule ou la charge est sur le camion.

Charge Bureau à Bureau: Cette méthode utilise le temps ou le kilométrage parcouru entre le départ du bureau et le retour à celui-ci. Dans ce cas, les calculs automatiques se font à partir de google maps et ne tiennent pas compte de la position réelle de départ ou de retour du chauffeur.

Charge Base-origine-destination:  Cette méthode de calcul est principalement utilisée pour la gestion des clubs auto. Elle calcule le kilométrage pour l’allée (de la base à l’origine) et ensuite celui entre l’origine et la destination.

Charge sur l’allée:  Cette méthode calcule seulement le temps ou le kilométrage effectué sur l’allée du service. Cette façon de calculée est surtout utile pour les services de clubs auto pour lesquels vous devez charger le kilométrage pour aller séparément.

Charge sur les lieux: Cette méthode calcule uniquement le temps sur les lieux pour les services qui ne sont pas un remorquage, c’est-à-dire qu’elle calcule le temps réel entre les étapes arrivé origine et terminé.

Charge sur les lieux pour remorquage: Cette méthode est identique à la précédente, excepté qu’elle calcule le temps sur les lieux entre les étapes arrivé origine et vers destination, elle doit donc uniquement être appliqué aux services de remorquage.

Charge sur le dos Estimé Google maps: Cette méthode calcule les kilomètres de remorquage lorsque le véhicule est sur le dos, elle se base uniquement sur l’estimation de google maps pour établir la distance entre l’origine et la destination.

Charge à pourcentage: 

La quantité incluse:

Le champs quantité incluse permet d’indiquer le nombre de minutes ou de kilomètres qui sont inclus dans la prix de base du service, ainsi les heures ou les kilomètres supplémentaires commenceront à se comptabiliser après avoir atteint la quantité incluse. Pour les kilomètres, veuillez seulement indiquer la quantité qui est inclus. S’il s’agit de temps qui est inclus, assurez-vous d’inscrire la valeur en heure et non en minutes (ex: 30 minutes = 0,5 heure, 1h30 = 1,5 heures).