Documentation
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Publié le : 13 juin 2016 | 10 h 18 min
Étiquettes : Administration, Facturation, Répartition,
Le logiciel Towsoft vous offre la possibilité de dupliquer ou séparer une facture lorsque cela est nécessaire. Il existe plusieurs motifs différents pour lesquelles vous pourriez avoir à dupliquer ou séparer une facture, par exemple lorsqu’un club auto couvre une partie du service effectué, mais qu’à partir d’un certain point, le membre doit payer ou encore lorsque plusieurs services sont effectués pour le même client, mais que celui-ci désire seulement 1 facture. Il est également possible de joindre une ou plusieurs factures lorsque cela est nécessaire.
Cette option permet la création automatique d’une nouvelle facture lorsque la quantité limite de temps ou de kilomètres inclus dans le service est dépassée. Cette méthode est surtout utilisée avec la notion d’abonnement de clubs auto, car il arrive régulièrement que les membres ne soient pas couvert pour l’entièreté du service et que ceux-ci doivent payer un certain montant à la fin du service.
Donc, pour configurer la séparation de la facture automatique vous devez modifier les paramètres des charges sous l’onglet Gestion des paramètres. Cette configuration devrait uniquement être appliqué aux charges complémentaires, c’est-à-dire aux charges qui calculent du kilométrage ou du temps supplémentaire.
Pour déterminer à partir de quel moment la facture doit être séparée, vous devez indiquer la quantité en heure ou en kilomètres à partir de laquelle il revient au membre de payé. Par exemple, s’il s’agit d’une membre du CAA et que le client possède l’abonnement plus, il est couvert jusqu’à 160 km de remorquage. Vous devriez donc mettre 160 comme valeur dans la charge KM supp CAA plus. S’il s’agit d’un membre régulier, sa couverture est de 5 km vous devriez donc mettre 5 dans ce champs. Ensuite, indiquez le prix par kilomètres ou par heure après la séparation de la facture et ce même si le prix avant et après est le même. En utilisant cette méthode, le chauffeur reçoit automatiquement un rappel sur son mobile avec le montant exact que le client doit débourser et Towsoft créer automatiquement la facture qui doit être remise à ce même client.
La liaison d’un appel permet de joindre plusieurs appels de service sur une seule facture. Pour ce faire, veuillez vous rendre dans la fiche de l’appel que vous désirez lier et appuyer sur l’icône Dupliquer, le formulaire qui suit apparaîtra. Sélectionnez l’options Dupliquer et lier afin de joindre 2 appels sur 1 seule facture.
Le principe est le même pour la jointure, toutefois celle-ci sert uniquement à joindre 2 appels et 2 factures ensemble. Cette option peut être utile dans certains cas lorsque deux appels ont des éléments en commun, mais qu’il doivent rester sur des factures séparées.
La duplication d’un appel peut vous permettre d’économiser beaucoup de temps, mais cette fonctionnalité doit être utiliser avec précaution. Elle devrait être utiliser seulement pour les appels qui sont répétitifs, puisque toute les informations sauf le numéro d’appel sont conservées. Donc si vous utilisez cette fonction vous devrez modifier le numéro de facture et la date manuellement. Il vous est possible, lorsque vous dupliquez un appel de cocher l’option d’inversion de l’origine et de la destination. Il faudra quand même que vous modifier le numéro d’appel et la date si cela est nécessaire.