Prise d’un appel de service

1- Prise d’information, détails de l’appel

En premier lieu on y distingue les détails de l’appel, soit la date de réservation dans laquelle est inscrit automatiquement la date du jour, ainsi que l’heure actuel au moment où l’on est arrivé sur la page de création de l’appel. Il est possible de changer la date et l’heure de l’appel pour créer un appel futur, soit une réservation. La case répartir, permet 4 options :

« Ne pas répartir », l’appel devient un appel en attente que vous pourrez répartir au moment désiré. (option par défaut) 

« Répartir », répartition immédiate de l’appel à un chauffeur.

« Appel passé », pour entrer les données d’un appel déjà effectué. Devient un appel terminé, à vérifier.

« Quotation », calcul du prix d’un futur appel de service.

La case Compagnie, restera inchangée excepté si votre compagnie possède plusieurs bases de départ pour les camions.

2- Information sur le client

Par la suite, remplir les champs concernant les détails du client.

« Facturé à », signifie le nom du client qui sera facturé, nom du clubs auto ou nom de compagnie. 

« P.O. », numéro donné à cet appel qui servira à le trouver dans le futur et qui apparaîtra sur la facture finale. Notez bien que votre application Towsoft créer un numéro unique pour chaque appel indépendamment de ce numéro de P.O.

« Client sur la route », est la personne qui sera présente sur place à l’arrivé du véhicule de service sur le lieu d’origine.

« Téléphone du client », doit être le numéro de la personne à rejoindre en cas de changement de statut de l’appel de service ou celui de la personne sur les lieux.

Options à cocher: « envoyer SMS au client pour le géolocaliser », permet d’avoir les coordonnées géographique du client après qu’il ai cliquer sur le lien reçu dans le message texte. Évidemment le numéro de téléphone du client doit précédemment avoir été correctement inscrit.

« Nom du responsable » personne ayant passé la commande, responsable de l’appel dans la compagnie. 

3- Type d’appel, Origine/Destination et options

La prochaine étape consiste à choisir le type d’appel et de service désiré. Puis entrer la destination de l’origine et de la destination de livraison. 

C’est dans le champ « code de service » que vous entrez le service qui sera fait dans cet appel, le service défini habituellement le type d’appel qu’il s’agit. Il s’agit d’un champ « intelligent » donc après l’entrée de un ou quelques caractères, le service le plus susceptible à être choisi parmi ceux inscrit dans votre système sera proposé.

L’option à cocher « Transport », créera votre appel de service en appel de transport, qui sera distinguable dans la liste d’onglet en haut de la page.

Ensuite, entrer les détails de l’origine de l’appel, l’endroit où se trouve le véhicule du client à servir. Encore ici, le champ « Origine » est intelligent et proposera des résultats de recherche en lien avec Google Maps après l’entrée de caractères. L’icône en forme de flèche permet d’aller pointer sur une carte du monde, l’endroit désiré si l’adresse est inconnue.

Le champ « Destination 1 » arbore le même principe que le champ « Origine », mais indiquera l’endroit où le véhicule sera remorqué. Il est possible d’ajouter jusqu’à cinq destinations grâce au bouton « Ajouter une destination ».

(Noter que la distance se calcule automatiquement entre l’origine et la destination après la prise de données.)

Deux options s’offre à vous par la suite : choisir une zone et une priorité pour l’appel. Ces dernières sont propres à chaque client Towsoft selon la configuration désirée. La « zone » définie dans des paramètres géographiques l’endroit de l’appel. La « priorité » permet de définir dans la liste des appels la hiérarchie de l’appel en ordre de priorité.

4- Détails du véhicule ou de la charge

Entrer les détails du véhicule associé au service. Plusieurs champs sont très spécifique, mais ces derniers sont facultatif et à remplir au besoin, car certaines informations ne sont pas toujours disponible ou pertinentes. 

Voici les champs disponibles : « Marque/Description », « Modèle », « Année », « Couleur », « Numéro de plaque », « Numéro de série », « poids », « Longueur », « Largeur », « Hauteur », « Odomètre ».

Le champ « numéro de flotte » est dédié pour les véhicules de compagnie.

5- Confirmer l’appel

La dernière étape pour finir votre prise d’appel est tout simplement de le confirmer à l’aide du bouton « Confirmer l’appel » situé en haut à droite de la page et le tour est joué!